Grundlegendes

Irrtum Nr.1: “Ich habe gar keine Datenverarbeitung!”

Sie betreiben in Ihrem Unternehmen keine Datenverarbeitung, für die Datenschutz zu beachten wäre?!

Sie sind der Meinung, weil Sie in Ihrem Unternehmen keine Computer einsetzen, spielt die DS GVO für Ihr Unternehmen keine Rolle?!

Das ist ein weit verbreiteter Irrtum, der sehr teuer werden kann. Fühlen Sie sich nicht zu sicher, nur weil Sie in Ihrem Unternehmen auf den ersten Blick keine digitale Datenverarbeitung einsetzen!

Denn diese Meinung ist aus mehreren Gründen falsch!

Für die DS GVO gilt ein extrem weiter Verarbeitungsbegriff. Nahezu jeder Umgang mit personenbezogenen Daten anderer Personen ist Verarbeitung im Sinne der DS GVO. Dabei betrifft die DS GVO nicht nur die digitale, sondern eben auch die analoge Datenverarbeitung.

Der Begriff „Verarbeitung“ wird definiert in Art. 4 Nr.2 DS GVO. Dort heißt es, dass Verarbeitung jeder Vorgang oder jede Vorgangsreihe ist, die im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten steht. Es spielt dabei keine Rolle, ob dieser Vorgang oder die Vorgangsreihe automatisiert ist oder nicht.

In Art. 4 Nr.6 DS GVO wird zusätzlich noch der Begriff „Dateisystem“ definiert als jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmbaren Kriterien zugänglich sind. Es ist völlig egal, ob die Sammlung digital oder analog geführt wird.

Sie nutzen Ihr Smartphone oder Telefon für Kundenkontakte, z.B. für telefonische Absprachen? Dann betreiben Sie Datenverarbeitung!

Sie haben mit Ihrer Buchführung und Steuererklärung einen Steuerberater beauftragt? Dann betreiben Sie Datenverarbeitung! Im Übrigen: Der Steuerberater bearbeitet die von Ihnen gelieferten Daten nahezu mit Sicherheit in einem EDV-System und betreibt daher ebenfalls in Ihrem Auftrag Datenverarbeitung.

Sie nehmen von Kunden und Geschäftspartnern Visitenkarten entgegen, die Sie in einen Karteikasten oder ein Rollo-Deck einsortieren? Auch dann betreiben Sie Datenverarbeitung!

Sie nutzen für Ihr Unternehmen einen EMail-Account für die Kommunikation mit Ihren Kunden und Geschäftspartnern? Sie betreiben Datenverarbeitung!

Sie genügen den handels- und steuerrechtlichen Anforderungen, insbesondere den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung? Sie betreiben nahezu sicher Datenverarbeitung!

Fazit: Sie können heutzutage kein Unternehmen betreiben, ohne dabei zugleich personenbezogene Daten im Sinne der DS GVO zu verarbeiten!

Im Hinblick darauf, dass die DS GVO am 25.05.2018 wirksam wird, müssen Sie sich daher bewusst sein, dass deren Vorschriften auch für Sie gelten! Sie kommen nicht darum herum: Auch Ihr Unternehmen muss den Anforderungen genügen, sonst drohen erhebliche Bußgelder und eine faktische Betriebsstilllegung.

Gerne helfen wir Ihnen, Ihr Unternehmen auf die Datenschutzgrundverordnung vorzubereiten. Hier erhalten Sie unser E-Book „Warum Datenschutz  für alle Unternehmen in 2018 zum game changer wird!“ , das Ihnen Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Thema Datenschutz-Grundverordnung gibt!

Ihr Christian Berg

 

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