Die Erlaubnistatbestände der DS GVO

Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen

Die Anwendung der DS GVO setzt ja voraus, dass Sie zu geschäftlichen Zwecken personenbezogene Daten verarbeiten.

DS GVO nicht anwendbar bei privaten Zwecken

Wenn Sie privat und für private Zwecke personenbezogene Daten verarbeiten, ist die DS GVO überhaupt nicht anwendbar. Deshalb enthält Ihr rein privates Telefonverzeichnis zwar personenbezogene Daten, aber die DS GVO spielt hier keine Rolle.

Geschäftliche Zwecke erfordern Verträge

Wenn Sie geschäftliche Zwecke verfolgen, schließen Sie dazu regelmäßig Verträge. Verträge sind einfach gesagt Vereinbarungen, mit denen bestimmte Rechte und Pflichten der Beteiligten (Vertragsparteien) festgelegt werden.

Verträge können in jeder Form geschlossen werden, es sei denn, es gibt besondere gesetzliche Formvorschriften. Das ist bei bestimmten Vertragstypen der Fall (z.B. Grundstückskauf – Notarvertrag). Verträge können sonst auch mündlich oder durch tatsächliches Handeln abgeschlossen werden. Wichtig ist nur, dass ein bestimmbarer Erklärungsgehalt erkennbar ist.

Kein Vertrag ohne personenbezogene Daten

Um diese festgelegten Rechte durchzusetzen und Pflichten zu erfüllen, sind in der Regel personenbezogene Daten erforderlich. Sie können nur liefern, wenn Sie die Lieferadresse kennen. Sie können Ihren Zahlungsanspruch nur durchsetzen, wenn Sie die dafür erforderlichen personenbezogenen Daten haben.

Aber schon wenn Sie Verträge abschließen wollen, brauchen Sie personenbezogene Daten. Denn Sie müssen mindestens wissen, wer Ihr Vertragspartner werden soll. Je nach Art des Vertrages brauchen Sie auch noch weitere personenbezogene Daten des künftigen Vertragspartners.

Der häufigste Erlaubnistatbestand: Art. 6 Abs.1 b) DS GVO

Deshalb enthält die DS GVO einen Erlaubnistatbestand für genau dieses Fälle. Diese genannte Vorschrift enthält genau genommen die beiden dargestellten Varianten. Entweder soll ein Vertrag abgeschlossen werden. Oder es muss ein Vertrag durchgeführt werden. Für beide Fälle ist die Verarbeitung personenbezogener Daten unter bestimmten weiteren Voraussetzungen erlaubt.

Vorvertragliche Maßnahmen

Erste Voraussetzung für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu vorvertraglichen Maßnahmen – ein Vertrag soll abgeschlossen werden – ist, dass die Initiative von der betroffenen Person ausgeht, deren Daten verarbeitet werden sollen. Der Interessent muss sich also in irgend einer Form an Sie gewendet haben, um einen Vertrag mit Ihnen zu schließen.

Die personenbezogenen Daten müssen für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sein. Vorvertragliche Maßnahmen sind solche, die für Sie wichtig sind, bevor Sie dem Vertrag zustimmen. Dass kann zum Beispiel die Bewerberauswahl oder eine Bonitätsprüfung sein.

Wenn die Verarbeitung für die Durchführung dieser Maßnahmen erforderlich ist, ist sie nach dieser Vorschrift erlaubt.

Vertragsdurchführung

Mit Verträgen bestehen Rechte und Pflichten. Um Rechte durchzusetzen oder Pflichten zu erfüllen, benötigen Sie regelmäßig personenbezogene Daten des Vertragspartners. Und der Vertragspartner ist betroffene Person im Sinne der DS GVO. Wenn die Verarbeitung für die Durchführung des Vertrages erforderlich ist, ist sie zulässig.

Erforderliche Verarbeitung

Beiden Varianten gemeinsam ist das Merkmal “erforderlich”. Erforderlich ist ein sogenannter unbestimmter Rechtsbegriff. Es ist also nicht genau definiert, was “erforderlich” heißt. Erforderlich ist jedenfalls alles, was notwendig ist. Also alles, ohne das eine Vertragsdurchführung nicht möglich ist. Nicht erforderlich ist alles, was lediglich “nice to have” ist. Das sind die beiden Pole, zwischen denen sich der Begriff “erforderlich” bewegt. Erforderlich kann mehr als notwendig sein, ist aber jedenfalls weniger als nice to have.

Und genau liegt Ihr Risiko als Unternehmer. Je nach Risikobereitschaft halten Sie entweder mehr oder weniger für erforderlich. Das Risiko ist dann immer, dass eine Aufsichtsbehörde das anders beurteilt als Sie. Aber innerhalb der rechtlichen Grenzen bestimmen Sie, was Ihre Leistung und was dafür erforderlich ist. Das ist die sogenannte Vertragsfreiheit. Und die ist ebenfalls ein geschütztes Grundrecht!

Der größte Teil Ihrer Verarbeitungen von personenbezogenen Daten wird sich auf diesen Erlaubnistatbestand stützen lassen.

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